Yurtdışı İş Seyahatlerindeki Harcamaların Muhasebeleştirilmesi

Yurtdışı İş Seyahatlerindeki Harcamaların Muhasebeleştirilmesi

Günümüzde ticaret ülke sınırlarını aşmış ve uluslararası iş ilişkileri yaygın hale gelmiştir. Bunun bir sonucu olarak, her ne kadar online ortamda iletişimin imkanlarından faydalanılsa da bazen iş görüşmeleri için yurtdışına gitmek gerekmektedir. İngiltere’de limited şirket sahibi veya çalışanı iseniz bu tarz yurtdışı iş seyahatlerinde yaptığınız harcamaları şirkete gider olarak yazma imkanınız vardır. 

İş ile ilgili masrafları şirketten talep edebilme konusunda HMRC’nin temel kriteri, bu masrafın “tamamen ve münhasıran” şirketin ticari faaliyetleri için yapılmış olmasıdır. Bu kriter hem yurtiçi hem de yurtdışı iş seyahatleri için geçerlidir. Ayrıca yapılan harcamanın belgesinin ibraz edilmesi de önemlidir. Bazen belge saklamak zorlu bir haline gelebilir. Sadler&Frost’un müşterilerine sunduğu Dext gibi programlar sayesinde ödeme/gider makbuzlarının fotoğraflarını çekip sisteme yükledikten sonra artık bu belgeleri saklamanıza gerek kalmamaktadır. Ancak yine de bu belgelerin mutlaka karşı taraftan alınması gerektiği unutulmamalıdır.

Yurtdışı seyahatlerde iş ve eğlence birbirinden kesin olarak ayrılmalıdır

HMRC yurtdışı iş seyahatlerinde iş ve eğlencenin birbirinden kesin olarak ayrılmasını istemektedir. Sonuçta iş amaçlı seyahat edilmiş dahi olsa mutlaka iş sonrası kişisel etkinlikler veya iş seyahatinin sonuna eklenen kişisel seyahatler, eğlenceler olabilir. Bunların şirketin ticari faaliyetleri için yapılan faaliyetler ve bunların gider belgelerinden mutlaka ayrı olması gerekir. Diğer bir ifadeyle, eğer harcamalarınızı şirketten geri talep ederken ibraz ettiğiniz gider faturası içerisinde şahsi harcamalarınız da varsa HMRC bu fatura bedelini şirketinizden geri talep edemeyeceğinizi söylemektedir. O yüzden iş amaçlı ve kişisel harcamaların faturaları mutlaka birbirinden ayrı olmalıdır. Bu, kişisel amaçlı uçak bileti ve otel rezervasyonunun ayrı yapılması ve faturalandırılması, iş için bindiğiniz taksinin makbuzu ile gezme amaçlı bindiğiniz taksinin makbuzunun ayrı olması demektir.

Eğer ödeme makbuzlarını, gider faturalarını kaybederseniz veya saklamakla uğraşmak istemezseniz HMRC tarafından dünyadaki her ülke ve önemli şehir için belirlenen asgari gider miktarlarını da firmanızdan talep edebilirsiniz. Ancak bunların harcırah olmadığını aklınızdan çıkarmayın. Asgari gider miktarlarını ancak bu miktarlara kadar harcama yaparsanız şirketten talep edebilirsiniz. HMRC’nin her ülke ve şehir için belirlediği asgari gider miktarları için www.gov.uk adresine başvurabilirsiniz.

Harcamalar talep edilirken yapılan hesaplamada hangi döviz kurunu kullanmalısınız?

Sıkça yurtdışına iş seyahatine çıkıyorsanız döviz kurlarından kaynaklanan hesaplama zorluklarına alışkınsınızdır. Çünkü harcamanın yapıldığı tarihteki döviz kuru ile bankadan ödemenin yapıldığı tarihteki veya muhasebe kaydının yapıldığı tarihteki döviz kuru arasında farklılıklar olması kaçınılmazdır. Bu durumda size her zaman bankadan ödemenin gerçekleştirildiği tarihteki döviz kurunu esas almanızı tavsiye ederiz. Böylece muhasebe kaydını tutmak da daha kolay hale gelecektir. 

Yurtdışı seyahatlerin diğer bir unsuru da bazı ülkelerden şirketiniz için daha uygun fiyatlarda bilgisayar, kamera, cep telefonu vb. ürünler satın alabilecek olmanızdır. Bu tarz alışverişlerde çoğu ülke sınırdan çıkarken KDV iadesi imkanı sunmaktadır. Bu şekilde satın aldığınız ve şirketinizde kullanacağınız ürünleri İngiltere’ye girişte beyan edip tahakkuk eden vergiyi ödedikten sonra bir sonraki KDV beyannamenizle (eğer şirketinizin standart KDV kaydı varsa) ödediğiniz bu vergiyi iade alabilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğimiz hassas noktalar ve hesaplamalar ışığında yurtdışı iş seyahati giderlerinin şirketten geri talep edilmesi hususunda bir muhasebeciden destek almanız faydalı olacaktır. Özellikle Sadler&Frost müşterilerinin faydalandığı gibi online belge kayıt uygulamalarından faydalanmak, yani harcama belgesini fiziken değil de dijital olarak saklamak işinizi oldukça kolaylaştıracaktır.

Makaleyi Paylaş

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Size nasıl yardımcı olabiliriz?

İngiltere'de iş yapmak istiyorsanız bize mutlaka danışın!

Popüler Makaleler
Popüler Sorular
Terimler Sözlüğü
İstatistikler

Haftalık Bültenimize Üye Olun!

İngiltere’de E-ticaret, Teknoloji, İş Dünyası ve Şirket Yönetimi konularında düzenli içerikleri kaçırmayın!